Mitarbeiterkommunikation per Chat innerhalb einer internen Unternehmens-App

Mitarbeiterkommunikation_Chat_Unternehmensapp

01 Aug Mitarbeiterkommunikation per Chat innerhalb einer internen Unternehmens-App

Chat- und Messenger-Dienste sind heutzutage im Freundes- und Bekanntenkreis ein fester Bestandteil und nicht mehr wegzudenken. Die Besonderheiten und Vorteile sind unlängst bekannt und werden von den Nutzern mehr als geschätzt. Nie war es leichter Bilder, Videos und Dokumente direkt mit seinen Freunden auszutauschen. Aber wie verhält es sich im Arbeitsalltag? Sind derartige Chat-Dienste hier auch schon angekommen?

Neben den ebenfalls privaten Kollegen-Chats haben auch die Unternehmen den Mehrwert für sich erkannt. So werden Chat-Funktionen in erster Linie auf den Unternehmens-Webseiten eingesetzt um die direkte Kommunikation sowie den Service gegenüber den Kunden zu erweitern. Die Kunden profitieren von dieser Kommunikationsmöglichkeit und das Unternehmen von der Kundenzufriedenheit – eine klassische Win-Win-Situation. Wenn den Unternehmen diese Erweiterung im Kundenverhältnis gelingt, sollte die Möglichkeit auch in der Kommunikation mit den Mitarbeitern funktionieren und den Arbeitsalltag effizienter gestalten, beispielsweise wenn sie in eine interne App integriert wäre.

 

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Chat Funktionen in einer internen App

Ein aktiver Austausch unter den Mitarbeitern beschränkt sich in den meisten Unternehmen heutzutage leider immer noch auf die Nutzung des Intranets. Mitarbeiter mit einem stationären Arbeitsplatz können Informationen regelmäßig einsehen, während Außendienstler keinen Vorteil durch das Intranet genießen können, da sich die Darstellung in der Regel auf eine Desktopversion beschränken und Angebote mobil nicht aufrufbar sind. Wenn zusätzlich keine Unternehmens-E-Mail-Adresse zur Verfügung steht, beschränken sich die erreichbaren Informationen auf das örtlich gebundene schwarze Brett. Eine Einbindung in den internen Informationsfluss ist somit nicht gegeben.

Warum also nicht die allgegenwärtige Verbreitung von Smartphones nutzen und die Mitarbeiter innerhalb einer Unternehmens-App vernetzten. Eine integrierte Chat-Funktion ermöglicht dabei die interne Verständigung in Echtzeit. Große aber auch kleine Themen können direkt in den Chat gepostet werden und die Mitarbeiter, egal wo sie sich gerade befinden, werden informiert. Schnell und einfach werden die Beteiligten erreicht, sodass Fragen direkt gestellt und gemeinschaftlich diskutiert werden können.

Je nach Thema oder Abteilung können unterschiedliche Chat Räume geöffnet werden, um die relevanten Zuständigkeiten zu differenzieren. So ermöglichen Sie einen themenspezifischen Austausch für organisiertes, effizientes Arbeiten.

 

Die Vorteile eines internen Chats

Als Gruppenaustausch für Mitarbeiter bietet die Chat Funktion viele nennenswerte Vorteile. Die wechselseitige Kommunikationsmöglichkeit bietet die Aussicht jederzeit über Projekte zu diskutieren zu können, ohne dabei an Zeiten oder Örtlichkeiten gebunden zu sein. Offene Punkte können direkt niedergeschrieben werden, ohne dabei auf das nächst mögliche Telefonat zu warten. Dem Chat-Empfängern bietet es den Spielraum über das Thema nachzudenken und nicht wie beim Telefonat, zeitgleich die Antwort parat zu haben. Möchte man sich später den Gesprächsverlauf wieder in Erinnerung rufen, ist es kein Problem diesen nachzulesen. Die Unterhaltung wird gespeichert und kann auch nachträglich jederzeit aufgerufen werden. Alle Teilnehmer des Gruppenchats profitieren von einer kontinuierlichen Berichtserstattung beziehungsweise Problemerörterung und Lösungsfindung. Zeitgleich können alle Themenverantwortlichen über ein Thema kommunizieren und ihre Meinungen dazu beitragen.

 

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Sicherheitsfragen und Risiko Apps

Wird keine eigene Unternehmens-App zur Verfügung gestellt, liegt der Gedanke nah, eine öffentliche App zur Besprechung geschäftlicher Themen zu verwenden. Diese sind den Mitarbeitern vermutlich bereits aus dem privaten Gebrauch bekannt und verursachen keine zusätzlichen Kosten. Jedoch sollten Sie vermeiden, dass Mitarbeiter auf freizugängliche und nicht abgesicherte Lösungen zurückweichen. Schließlich möchten Sie die Nerven Ihrer Kollegen in der IT-Abteilung schonen und sie bei der Sicherung von unternehmenseigenen Daten unterstützen. Öffentliche Apps stehen regelmäßig aufgrund ihrer Datenschutzrichtlinien und der Datenweitergabe in Kritik. Möchten Sie vertrauliche Daten, wie die Ankündigung eines Vertragsabschlusses über unsichere Plattform veröffentlichen und teilen?

Hinzu kommt, dass die Daten nicht auf den PC’s oder Laptops im Unternehmen gesichert liegen, sondern auf den mobilen, zum Teil privaten Geräten, die die Mitarbeiter überall begleiten. Bei Diebstahl oder Verlust stehen dem Finder alle Türen offen und es besteht keine Möglichkeit den Zugang zu sperren.

Unternehmen sollten kein Risiko eingehen und ihre sensiblen Unternehmensdaten sicher verwalten. Mit einer internen Mitarbeiter App können alle Nutzer zentral angelegt und verwaltet werden. So ist sichergestellt, dass nur Mitarbeiter die Daten abrufen können, die für sie relevant sind. Verlassen Mitarbeiter das Haus, können diese dank der Nutzerverwaltung gelöscht werden, sodass sie auf keine Daten und Gesprächsverläufe mehr Zugriff haben.

 

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Interne Kommunikation für Unternehmen

Eine offene Unternehmenskultur sollte nicht nur auf dem Papier vorgeschrieben und geplant werden, sondern aktiv gelebt werden. Die Mitarbeiter brauchen die Möglichkeit, sich zu beteiligen und regelmäßig über Neuigkeiten informiert zu werden. Informationen zu den Produkten, neue Aufträge oder grundlegende Geschäftsentscheidungen sollten zeitnah kommuniziert werden und es bedarf einer Plattform für Rückmeldungen und Fragen, die den Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Offenes Feedback ist beispielsweise über die E-Mail-Kommunikation stark eingeschränkt und lädt nicht zum offenen Austausch ein. Wurde eine Frage im Chat gestellt, kann jeder einzelne Teilnehmer einsehen, ob bereits Antworten abgeben wurden und das Gespräch mitverfolgen.

Technologien sind schnelllebig und entwickeln sich stets weiter. Nutzen Sie diese Vorteile und passen sie ihre interne Kommunikation an den steigenden Erwartungen und Veränderungen der heutigen Zeit an. Die Vorteile für ihr Unternehmen überwiegen dabei deutlich dem Aufwand. Gerne beraten wir Sie und zeigen Ihnen die Vorteile für ihren Geschäftsalltag.

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