Der effektive Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter

Robee - effektive Arbeitsalltag im Unternehmen

28 Apr Der effektive Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter

Arbeitsalltag mit und ohne Mitarbeiter-App

Begrifflichkeiten wie „Arbeiten 4.0“, „digitale Revolution “ oder „zeitflexibles Arbeiten“ tauchen immer häufiger in den Medien auf. Der Arbeitsalltag ist im Wandel und der stationäre Arbeitsplatz bekommt Konkurrenz von mobilen, ortsunabhängigen Tätigkeitsvarianten.

Für Unternehmer ist es an der Zeit, die örtlichen und zeitlichen Fesseln zu lösen, um mit den Schritten der digitalen Entwicklung mithalten zu können. Darüber hinaus gab es schon immer Berufsgruppen, wie beispielsweise Außendienstmitarbeiter, Briefträger oder Berufskraftfahrer, die ihre Tätigkeit nicht von einem festen Arbeitsplatz ausüben können. Für sie ist es umso wichtiger, benötigte Informationen auch mobil in Anspruch nehmen zu können.

 

Mitarbeiter ohne stationären Arbeitsplatz

Mitarbeiter, die nicht regelmäßig im Unternehmen oder gar permanent extern unterwegs sind, verlieren schnell den Anschluss an die aktuellen Unternehmensnews. Sie können nicht auf einen stationären Arbeitsplatz inklusive PC zurückgreifen, sodass die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten über das Intranet nicht gegeben sind. Automatisch wird die Identifikation und Wertschätzung innerhalb des eigenen Unternehmens nach und nach geringer. Jedoch sollte auch diesen Mitarbeitern der Einblick in das tägliche Unternehmensgeschehen gegeben werden. Durch regelmäßige interne Postings innerhalb einer Mitarbeiter-App, beispielsweise durch Push-Nachrichten, bekommen ausnahmslos alle Kollegen den digitalen Flurfunk mit. Die Vorteile sind natürlich auch umgekehrt gegeben, denn die Mitarbeiter vor Ort können nun ebenfalls einen Eindruck von den sonst „abwesenden“, beziehungsweise nicht sichtbaren Kollegen bekommen. Einem Wissensaustausch über mehre Abteilungen hinweg steht nichts mehr im Weg, sodass auch Mitarbeiter ohne Intranet sich integriert fühlen.

Diese allgemeine Unternehmenskommunikation kann über eine passende App abgedeckt werden. Auf diese Weise steht dem gesamten Team permanent eine ausgewählte Informationsbasis zur Verfügung. Ganz nach dem Leitsatz „Informationen sind nur so viel Wert wie ihre Verfügbarkeit“ können Sie die Inhalte einpflegen, die für Ihre Branche oder Unternehmen aktuell wichtig sind. Eine Aufstellung der Key-Kunden, Standorte Ihrer Niederlassungen, wichtige Begrifflichkeiten ihrer Branche, Sicherheitsrichtlinien oder Anleitungen: Sie entscheiden, überarbeiten und halten die Daten aktuell.

Darüberhinaus können auch soziale Bereiche ihren Platz in der App finden. Ob Geburtstagskalender der Kollegen, Flohmarktbereich oder Best-Of der lustigsten Mitarbeiter-Zitate – der Kreativität und Individualität sind keine Grenzen gesetzt.

Mitarbeiter Austausch

Digitale Informationen – die Zukunft von heute

Sie können selbstverständlich auch spontane, wichtige Nachrichten verschicken, die ihre Mitarbeiter unmittelbar erreichen sollen. Beispiele: Stau auf ihrer Autobahnausfahrt oder Warnung vor Glatteis auf den Straßen. Dankbar sind Ihnen ihre Mitarbeiter natürlich auch über positive Nachrichten, die sie unter die Kollegen bringen wollen, wie erfolgreiche Projektfertigstellungen oder Ankündigungen über das nächste Teamevent.

Die Benutzergruppenverwaltung ermöglicht es außerdem die Inhalte entsprechend zu unterteilen und nur Kollegen einer gewünschten Abteilung zu erreichen. Denn gewisse Neuigkeiten sind nur für spezielle Nutzergruppen relevant.

 Individuelle Nutzergruppen

 

Im Folgenden möchten wir Ihnen anhand eines fiktiven Beispiels, die Vorteile einer Mitarbeiter App im Arbeitsalltag eines Berufskraftfahrers präsentieren.

Ein möglicher Arbeitsalltag ohne interne Mitarbeiter-App

Dienstagmorgen, 6.30 Uhr, Karl startet seinen Arbeitsalltag. Er ist Berufskraftfahrer eines mittelständischen Logistikunternehmens in Osnabrück. Morgens trinkt er seinen Kaffee und grübelt über den bevorstehenden Tag nach. „Heute steht die Route nach Rotterdam an oder war das morgen? Muss ich vielleicht heute bis nach Hannover? Mist, hätte ich mal gestern noch auf den Dienstplan geschaut“. Auf dem Weg zur Arbeit landet er im Stau und ärgert sich, nicht über die Landstraße gefahren zu sein. Die Konsequenz – er verspätet sich 30 Minuten und muss in das Gebäude hetzen, um noch halbwegs pünktlich losfahren zu können. Aufgrund des Zeitmangels geht er flott am schwarzen Brett vorbei. Er würde eh nicht mehr durchblicken, da dieses mit Neuigkeiten übersät ist und ein Zettel über dem anderen hängt. Als er an dem Büro der Personalabteilung vorbeikommt, wundert er sich, dass keiner am Platz ist und sie stattdessen ein gemeinsames Frühstück genießen. Karl ist genervt: „Jaja, die Kollegen können es machen… einfach mal den Morgen mit Frühstücken verbringen.“ Endlich in der Exportabteilung angekommen, erhält er die notwendigen Ausfuhrunterlagen und Routenbeschreibungen für den Tag. Er erinnert sich wieder, „Ach stimmt, Rotterdam steht auf dem Programm“. Er macht sich auf den Weg zum Parkplatz und als könnte der Tag nicht besser werden, packt ein kräftiger Windschub die Unterlagen und weht die Dokumente durcheinander. Karl ist genervt. Schnaubend sucht er die Zettel wieder zusammen und begibt sich zu seinem LKW. Im Fahrzeug muss er nun die Zettel erst einmal wieder sortieren. Mit einer Stunde Verspätung fährt er nun endlich los. Durch seine vorherige Verspätung schafft er es erst 30 Minuten später als geplant die Ware abzugeben. Und nun folgt auch noch ein Problem bei der Verständigung. Das Englisch von Karl ist stark eingerostet und es graut ihm jedes Mal davor, seine schlechten Sprachkenntnisse zu nutzen. Seit Jahren plant er einen Sprachkurs, aber da er zu viel um die Ohren hat, schafft er es zeitlich einfach nie. Trotz der sprachlichen Barrieren kann er das Problem mit Händen und Füßen lösen. Dieses hat ihn allerdings erneut 40 Minuten seiner Zeit gekostet.
Die Fahrt geht weiter. In Amsterdam lädt er neue Ware ein, wundert sich aber, dass ein Paket fehlt. Die Mitarbeiter vor Ort wissen auch nicht, wo dieses abgelegt wurde. Karl weiß nicht weiter und sucht in seinem Notizheft nach der Telefonnummer seines Kollegen, Herrn Schmidt, aus der Exportabteilung. Ihm ist jedoch nicht bewusst, dass diese Nummer nicht mehr aktuell ist, daher kann er Herrn Schmidt auch nicht erreichen. Karl ist nervös. Er ist bereits stark zeitlich in Verzug und müsste längst weiterfahren. Er versucht es bei der Zentrale, die ihn zu Herrn Schmidt durchstellt. Dieser informiert ihn, dass das Paket vor Ort sein müsse und heute auf jeden Fall noch Hengelo erreichen muss. Glücklicherweise wird Herr Schmidt die anstehenden Telefonate, die für das Auffinden des Pakets nötig sind, tätigen.

30 Minuten später klingelt sein Handy wieder. Herr Schmidt informiert ihn, in welchem Bereich das Paket zu finden ist. Das Problem ist gelöst, jedoch darf er jetzt weder trödeln noch in einen Stau geraten. Trotz des beunruhigten Gefühls schafft er es pünktlich und kann die Ware ohne weitere Komplikationen abgegeben.

Er macht sich auf den Rückweg nach Osnabrück und fühlt sich bei seiner Ankunft erlöst: „Endlich Feierabend!“. Nachdem er den LKW geparkt hat, muss er in die Büroräumlichkeiten laufen und den täglichen Fahrerbericht auszufüllen. Dort angekommen stellt er fest, dass keine Vordrucke mehr vorhanden sind. Er ruft seine Kollegin zu sich, diese verspricht ihm, sich direkt darum zu kümmern. 10 Minuten später kommt sie mit den Zetteln in der Hand zurück. „Jetzt aber schnell!“, denkt sich Karl. Er beeilt sich beim Ausfüllen und gibt kurz die wesentlichen Ereignisse des Tages an. Alle ausgefüllten Zettel werden anschließend von den Export-Kollegen in das System eingepflegt und bearbeitet. Doch diese stapeln sich schon und bleiben bei der täglichen Arbeit schnell liegen. Karl atmet auf und freut sich über seinen verdienten Feierabend.

Abends ist er noch zum Grillen mit seinen drei besten Kumpels verabredet. In der gemütlichen Runde haben sie die spontane Idee, in drei Wochen ein verlängertes Wochenende für einen Camping Urlaub zu nutzen. Karl ist begeistert. In der heiteren Stimmung beschließen die Männer ein aktuelles, preiswertes Angebot zu nutzen und buchen. Karl ist sich sicher, dass der Urlaub über ein verlängertes Wochenende kein Problem sein wird.

Am nächsten Morgen ist er extra etwas früher auf der Arbeit, um seinen Urlaub in den Übersichtskalender einzutragen. Karl muss schwer schlucken, „Mist, an dem Wochenende habe ich Heinz zugesichert, ihn zu vertreten! Das habe ich ja total vergessen!“. Er ist geknickt, weiß aber, dass Heinz seinen Termin auch nicht mehr verschieben kann. Traurig schickt er seinen Jungs eine Nachricht, dass er bei dem geplanten Ausflug nicht dabei sein kann und sie für ihn nach einer Vertretung suchen sollen. Dann muss er wenigstens nicht die Reisekosten tragen! Er ist frustriert, kann die Woche noch schlimmer werden?

Es kann auch anders gehen – Ein möglicher Arbeitsalltag (2.0) mit interner Mitarbeiter-App

Dienstagmorgen, 6.30 Uhr, Karl startet seinen Arbeitsalltag als Berufskraftfahrer eines mittelständischen Logistikunternehmens. Wenn er morgens in Ruhe seinen Kaffee trinkt, öffnet er nebenbei die vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Mitarbeiter-App, um sich einen Eindruck des anstehenden Tages zu machen. Der Newsfeed zeigt ihm neueste Nachrichten seiner Kollegen. „Sieh an, der Vertriebsleiter berichtet, dass ein neuer Auftrag von der Firma XY über 50.000 Euro unterschrieben wurde. Das sind ja tolle Neuigkeiten!“, „Ach schön, Peter aus der Personalabteilung ist Vater geworden und gibt heute ein Frühstück aus. Da muss ich unbedingt vorbei und meine Glückwünsche ausrichten.“. Danach klickt er auf den aktuellen Dienstplan, um sich einen Überblick zu verschaffen, welche Kollegen sich heute ebenfalls auf der Straße befinden. „Ach sieh an, der Max fährt heute sogar Richtung Italien. Der hat ja noch ein weiten Weg vor sich!“. Nachdem er sich einen Eindruck verschafft hat, sieht er sich nochmal seinen heutigen Auftrag an. „Start 8.00 Uhr in Osnabrück, mit der Ware muss ich bis 14.00 Uhr in Rotterdam sein. Anschließend die Ware in Amsterdam abholen und weiter nach Hengelo – das klingt nach einem langen Tag. Aber dafür wird es morgen ganz entspannt…“. Kurz bevor er die App schließen will, entdeckt er eine neue Nachricht in dem Mitarbeiter Chat: „Auf dem Weg zur Arbeit aufgepasst, es staut sich auf der A30, fahrt lieber über die Landstraße zum Firmengebäude…“. Karl freut sich, „Nochmal Glück gehabt, da hätte ich ja ewig gestanden…“. Pünktlich bei der Arbeit, gratuliert er seinem Kollegen, freut sich über das Brötchen und begrüßt die Kollegen in der Export Abteilung. Er schnappt sich die Dokumente zur Ware, aber der Dokumentenberg ist deutlich geringer als früher, da alle Angaben zu Zeiten, Weg und Co. in der App platziert sind. Er begibt sich zu seinem LKW und startet seine Fahrt, die so gut verläuft, dass er eine Stunde früher in Rotterdam ankommt. Das Warten vertreibt er sich mit Lesen in der App. Die allgemeinen Informationen zum Unternehmen hat er bereits alle gelesen, aber ein Blick in den Menüpunkt „Spaß“ lohnt sich immer. Witze, lustige Videos und Bilder bringen ihn zum schmunzeln.

Die Zeit verfliegt ganz schnell, doch als er die Ware abliefert, gibt es ein Problem bei der Verständigung. Da das Englisch von Karl stark eingerostet ist, sucht er nach den eingespeicherten Übersetzungen, die in der App zu finden sind. Diese lassen ihn in einer solchen Situation ruhig bleiben und helfen ihm dabei, seine alltägliche Arbeit zu vereinfachen. Der Mitarbeiter in Rotterdam versteht ihn dadurch sofort und das Problem ist gelöst.

Die Fahrt geht weiter. In Amsterdam lädt er die Ware ein, wundert sich jedoch, dass ein Paket fehlt. Die Mitarbeiter vor Ort wissen auch nicht, wo dieses abgelegt wurde. Karl weiß nicht weiter und ruft seinen Kollegen Herrn Schmidt aus der Exportabteilung an. Die Nummer ist zum Glück im Mitarbeitertelefonbuch der App eingespeichert. Herr Schmidt informiert ihn, dass das Paket vor Ort sein muss und er keinesfalls ohne dieses losfahren soll, da dieses auf jeden Fall heute noch Hengelo erreichen muss. Er verspricht Karl aber, die notwendigen Telefonate zu führen. Karl braucht also nur auf den Rückruf zu warten. Die Zeit vertreibt er sich mit dem Durchstöbern des digitalen Anzeigenbretts. „Ach sieh mal, Jens aus der Buchhaltung verkauft seine StarWars Blu-ray Sammlung. Das ist eine tolle Geschenkidee für meinen Neffen!“.

30 Minuten später klingelt sein Handy. Herr Schmidt informiert ihn, in welchem Bereich sich das Paket befindet. Das Problem ist gelöst und er kann nach Hengelo aufbrechen. Dort angekommen, kann die Ware ohne weitere Komplikationen abgegeben werden und tritt den Rückweg nach Osnabrück an. Nachdem er den LKW geparkt hat, füllt er den täglichen Bericht über das hinterlegte Formular in der App aus. Dazu gehören neben der Angabe seiner heutigen Route auch verschiedene Anmerkungen zu der Fahrt. Diese landen automatisch in der Exportabteilung, sodass diese immer einen aktuellen Überblick zu Problemen der Route haben. Jetzt kann Karl seinen verdienten Feierabend genießen.

Abends ist er noch zum Grillen mit seinen drei besten Kumpels verabredet. In der gemütlichen Runde haben sie die spontane Idee, in drei Wochen ein verlängertes Wochenende für einen Camping Urlaub zu nutzen. Karl checkt über die Mitarbeiter-App das Urlaubsystem und erkennt, dass sein Vertreter Heinz zu der Zeit bereits Urlaub gebucht hat. Da er dieses direkt einsehen konnte, schlägt er seinen Freunden eine freie Woche vor. Die drei sind einverstanden und Karl beantragt seinen Urlaub für die besprochene Woche. Jetzt muss er nur noch auf die Bestätigung warten.

 

Vorteile der Anwendung

Die Beispiele sind frei erfunden und sollen die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten in der Praxis näher verdeutlichen. Es wird klar, dass auch mit kleinen Schritten, viel Aufwand verringert werden kann und somit kostbare Zeit eingespart wird.
Unternehmen dürfen nicht stehen bleiben, sondern müssen mit den digitalen Entwicklungen wachsen. So profitieren sie von der Vielseitigkeit der mobilen Apps.

Neben der Ersparnis von Aufwand und Zeit, können diese die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und gleichzeitig die Identifikation mit dem Unternehmen erhöhen. Im Kampf um qualifiziertes Personal ist dies ein extrem wichtiger Aspekt. Der Schritt in die digitale Zukunft ist schon längst passiert, zum Teil wurde dieser nur noch nicht von den Unternehmern erkannt.

Vorteile Mitarbeiter App

Sie haben auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen entdeckt? Wir sind gespannt.

Melden Sie sich gerne via Email an ameln@robee.de oder direkt per Telefon: 0541 580 287 72

 

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